ECM
纸质档案劣势:
- 人工查询速度慢,无法产生应有的效益。
- 由于档案需长期保存,受存储环境的限制,可能造成纸张受损、变质、变黄,为可能的档案复查带来困难。
- 对于各类档案,由于使用人员需反复查阅,有可能造成原件受损或遗失,为可持续利用带来极大不便。
- 占用巨大的存储空间,投入巨大的保管费用。
- 无法进行共享,信息内容不能得到很好的利用,造成档案利用效率低下。
- 由于历史档案量非常巨大,当需要查询多年前的档案时,需花费几个小时,甚至几天的时间,在档案室查找,影响办公环境及效率。
数字化管理的优势:
1、优化工作流程:
纸质文档资源数字化加工后可进入办公自动化系统中流转和办理,有利于业务流程的制定和优化,减少重复环节。
2、利于协同办公:
电子文档资源可在网络上并行传输、阅办,利于业务人员远距离协同办公、交互设计,同时有利于实现文档一体化管理。
3、提高工作效率:
使文件档案工作人员可以通过信息化手段开展收集、整理、保管、服务等工作,本单位各级人员不必离开办公桌即可查询、办理或利用文档,大大提高工作效率。
4、促进资源共享:
数字形式存储是档案信息资源网络化服务的前提,极大地促进文档资源跨跃时空的共享、利用。
5、提升部门形象:
运用信息技术提高了文件、档案部门的服务与管理水平,提升了部门形象,同时也利于文件档案信息化工作与本单位总体信息化建设协调发展。
应用效益:
1、降低存储和管理的成本:
这应是档案管理面临的最大压力之一。采用传统的处理方式,与文档的保存、管理相关的劳动力成本、存储空间(如档案库房)的成本在不断增加,成为不小的负担。
2、提高检索及业务处理效率:
面对大量积存的文档信息,传统的管理手段,只能意味着检索时间的无限增加和处理效率的不断降低。
3、实现资源共享和简化分发:
现代企业不再局限于同一地域范围,跨地区、跨部门的信息共享已成为一个不可回避的重要课题。
4、提升企业形象、增强企业竞争力:
利用快捷的信息查询手段,结合业务流程促进业务处理效率;如何达到并保持标准,提升企事业单位形象、增强企业竞争力,采用先进的文档影像技术是其中最有力的辅助手段之一。
5、解决文档长久保存和重复调阅的问题:
相对于传统的纸介质保存形式,数字化的数据存储方式是一种真正可靠的长久保存方案,它避免了文档丢失、霉变、污损等风险。同时为文档的再利用提供了更为高效的手段。
