BPO
纸质档案数字化的流程主要包括:
档案整理、档案扫描、影像质检、类型识别、索引建立、数据挂接、数据验收、数据备份、内容管理等。在各个环节加强安全保密管理机制的情况下,均进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录




详尽的数字化准备工作:

1、文档资源准备:

准备工作可分四步。一要对馆藏门类及数量进行统计,形成统计报表,做到摸清家底。二要对不同门类、不同时期的文件档案的利用价值进行统计、分析,本着需求牵引原则,分出轻重缓急。三要考虑密级问题,绝密文档资源国家保密局规定不能上网提供利用,一般而言不必数字化;其它密级文档资源依照本单位系统网络系统保密等级的不同而定,不能上网的可暂缓数字化。四要制定数字化规划,形成进度报表,明确哪个阶段完成哪些文档资源的数字化工作。

2、人力资源准备:

数字化工作需要几方面的专业人员,包括:文件档案管理专业人员;软硬件环境建立、维护的IT人员;文档资源扫描、加工的技术工人;数据分析、备份、维护的复合型专业人员。如果档案部门人员难以胜任,可以请IT部门人员协作,或者请专业的数字化服务公司技术人员提供帮助。

3、计算机软硬件环境准备:

硬件方面要具备扫描仪、服务器、计算机、存储设备等。连成一个局域网络是必要的,数字化加工阶段尽量不要接入园区网,更不要接入因特网。服务器最好是双机热备并应用RAID技术。存储设备的容量与数字化后的电子文件档案占用空间总量相关,需要认真计算后确定购买多少块、多少容量的硬盘。扫描仪可根据文档资源的幅面、色彩以及工作效率等要求而定。 软件方面要具备数据库系统、文件档案管理系统和数字化加工系统。这三个系统分别用于数据存储、数据管理和数据采集及相关加工处理。数据库系统的选择要考虑数据量和本单位主流数据库系统的选型。文件档案管理系统选择时考虑本单位文档资源的门类以及在收集、管理、维护、利用等方面的具体业务需求。数字化加工系统的配备将有助于提高数字化工作的效率、质量,是必要的。软硬件环境的建立通常不是文件档案部门可以独立完成的,专业的文件档案数字化管理IT公司的帮助是必要的。

4、数据结构分析:

数字化使实体馆藏转化为虚拟馆藏,传统档案馆转变为数字档案馆,这需要事先分析虚拟数字馆藏的分类排列层次、数据结构、全文存储形式和格式等。数据结构的分析对于数字化加工后的文档资源存储和利用都是至关重要的,过程中需要研究国家档案局制定的分类法、著录规则等国家和行业标准。

5、工作场所准备:

工作所需的场所依据设备、人员数量和整理、暂存空间需求而定,只要可以满足工作需要,又利于安全保密即可。

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